Guida ai Sistemi CCTV: Come proteggere i propri ambienti e adempiere agli obblighi di legge senza rischiare sanzioni

L’installazione e l’uso di sistemi di videosorveglianza (CCTV) sono uno strumento importante per la sicurezza della proprietà e dei dipendenti. Tuttavia, in qualità di titolari del trattamento dei dati personali, le aziende devono operare in piena conformità con la Legge n. 124/2024 “Sulla protezione dei dati personali” e con la relativa Istruzione del Commissario.

Di seguito sono riportati i punti principali che ogni azienda deve attuare per essere conforme alla legislazione vigente.

1. Principi fondamentali per un sistema legittimo

• Identificazione dei dati: Le registrazioni sono considerate dati personali quando un individuo può essere identificato (volto, tratti fisici, voce).

• Necessità: L’installazione è consentita solo se necessaria per adempiere a un obbligo legale o a un legittimo interesse, e solo se non esistono altri mezzi meno invasivi per raggiungere lo scopo.

• Vietato rigorosamente: Il monitoraggio in ambienti privati come bagni, docce o spogliatoi.

2. Obblighi del Titolare (Azienda)

Prima di installare un sistema di telecamere, è necessario documentare con un atto interno:

• Lo scopo: Specifica chiara della motivazione (es. protezione della proprietà contro i furti).

• Il posizionamento: Le telecamere devono essere posizionate solo nelle aree dove è strettamente necessario, evitando di includere ambienti che non corrispondono allo scopo della sorveglianza.

• La trasmissione: È vietata la trasmissione in tempo reale di immagini tramite internet, dove le persone possono essere facilmente identificate.

3. Termini di conservazione delle registrazioni

I dati devono essere conservati solo per il periodo necessario e devono essere cancellati automaticamente dopo tale termine:

• 72 ore: Per i sistemi monitorati costantemente da un addetto alla sicurezza (es. su un monitor).

• Fino a 30 giorni: Per tutti gli altri sistemi (questo periodo può essere esteso per le festività ufficiali).

4. Trasparenza e Diritti degli Interessati

• Informativa: In ogni area videosorvegliata deve essere obbligatoriamente affissa la tabella informativa standard approvata dal Commissario.

• Accesso: L’accesso alle registrazioni deve essere il più limitato possibile. Ogni accesso da parte dei dipendenti deve essere documentato per eventuali controlli futuri.

• Riservatezza: Il personale che ha accesso a tali dati è obbligato a mantenere la riservatezza anche dopo la conclusione del rapporto di lavoro.

• Diritti degli interessati: Ogni individuo ha il diritto di richiedere l’accesso, la cancellazione o di opporsi al trattamento. In caso di richiesta di accesso, i dati non devono essere cancellati e deve essere effettuata l’anonimizzazione (oscuramento) delle altre persone presenti nel video.

5. Videosorveglianza negli edifici residenziali

Per le aziende che operano in edifici residenziali:

• È richiesta l’approvazione di almeno il 75% dei residenti.

• È vietato mettere a disposizione di terzi le immagini dei residenti e delle loro attività, salvo i casi richiesti dalle autorità competenti.

Nota: La mancata osservanza dei requisiti di questa istruzione costituisce una violazione di legge ed è sanzionata ai sensi dell’articolo 94 della legge n. 124/2024.

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